営業パーソンにとって、ビジネスメールは日常業務に欠かせないツールです。
社外のお客様や社内の同僚、別部署の担当者と連絡を取る際には、正しいマナーと適切な書き方が求められます。
しかし、プライベートメールと同じ感覚で送ってしまい、思わぬトラブルや印象ダウンに繋がるケースも少なくありません。
今回は、営業現場で役立つビジネスメールの基本マナーを中心に、効果的な書き方や注意点を解説します。
実例を交えながらわかりやすく解説しますので、これを読めばビジネスメールの悩みを解決できるでしょう。
ビジネスメールの基本構成とマナーを押さえよう
営業活動におけるビジネスメールは、お客様や社内の同僚との連絡手段として欠かせないツールです。
しかし、プライベートメールとビジネスメールでは形式やマナーが大きく異なるため、間違った使い方をすると相手に不快感を与える可能性があります。
ここでは、ビジネスメールの基本構成とマナーについて詳しく解説します。
ビジネスメールの基本構成
ビジネスメールは以下の5つのパーツで構成されます。
- あて名
- あいさつ文
- 要件（本文）
- 結びの一文
- 署名
それぞれのポイントを具体例と共に解説していきましょう。
1. あて名
ビジネスメールの最初に記載するのが「あて名」です。
お客様の会社名、役職、名前の順で入力し、名前の後に「様」を忘れずにつけます。
この部分で間違いがあると相手に失礼な印象を与えてしまうため、細心の注意を払いましょう。
例：あて名の書き方
株式会社○○○○○○
営業部 部長
田中 太郎 様
2. あいさつ文
あて名の次には、あいさつ文を書きます。
一般的には「お世話になっております。」が基本ですが、久しぶりの連絡や特定の状況に合わせて表現を変えることも重要です。
基本的なあいさつ文
お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。
シーン別あいさつ文
- 久しぶりの連絡の場合
ご無沙汰しております。
株式会社△△の山田でございます。
- 初めての連絡の場合
はじめてご連絡させていただきます。
株式会社△△の山田でございます。
- お詫びの連絡の場合
お忙しい中、大変失礼いたします。
株式会社△△の山田でございます。
3. 要件（本文）
メールの主旨や要件をできるだけ端的にまとめます。
冗長にならないよう、要点を整理して伝えることが大切です。
本文のポイント
- 結論を先に伝える
- 箇条書きを活用して見やすくする
- 専門用語や略語の使用を控える
例：要件の書き方
このたび、貴社のご要望に基づき、提案書を作成いたしました。
以下に要点をまとめましたので、ご確認いただけますと幸いです。
- 提案概要
- 費用見積もり
- 実施スケジュール
詳細については、添付ファイルをご参照ください。
ご不明点がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
4. 結びの一文
要件が終わったら、最後に結びの一文を記載します。
ここでも状況に応じた適切なフレーズを選ぶことが重要です。
使いやすい結びの一文
- 基本形
引き続きよろしくお願いいたします。
- 感謝を伝えたい場合
お忙しい中ご対応いただき、誠にありがとうございます。
- フォローアップを促す場合
ご確認のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
- お詫びのメールの場合
このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
5. 署名
メールの最後には署名を必ず入れることで、誰からのメールかを明確にします。
会社名、氏名、役職、連絡先を記載し、必要に応じて部署名も付け加えると良いでしょう。
署名の例
ーーーーーーーーーー
株式会社△△
営業部 山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada＠123corp.com
ーーーーーーーーーー
件名の工夫
ビジネスメールの件名は内容を端的に示すことが重要です。
「【御礼】先日のご商談ありがとうございました」
「【緊急】納品スケジュール変更のご連絡」
など、状況や緊急性が分かるようにすると、相手が見逃しにくくなります。
ビジネスメールのチェックポイント
送信前に、以下のポイントを確認しましょう。
- 誤字脱字がないか
- 相手の名前や役職に誤りがないか
- 添付ファイルの有無や内容を確認
- 文末表現が丁寧か
- 敬語が適切に使われているか
ビジネスメールの基本マナーを押さえよう
ビジネスメールは「ビジネスの顔」とも言える存在です。
適切な表現やマナーを守らないと、信頼を損ねたりトラブルに繋がるリスクがあります。
基本構成やポイントをしっかり押さえ、相手に伝わりやすいメールを心掛けることが大切です。
次のセクションでは、ビジネスメールの応用編として、イレギュラー対応やクレーム対応の書き方を解説します。
トラブルを未然に防ぎ、信頼を勝ち取るためのメール術を学びましょう。
イレギュラー対応やクレーム対応のビジネスメール術
ビジネスメールの基本を押さえたとしても、イレギュラーな状況やクレーム対応では特に注意が必要です。
普段とは異なる状況に対して、適切な表現とマナーを心がけることが求められます。
ここでは、トラブル時やクレーム対応時のビジネスメール作成ポイントを具体例を交えながら解説します。
イレギュラー対応のビジネスメール
1. 日程変更・納期遅延の連絡
ビジネスシーンでは、予定していた日程が変更になったり、納期が遅延するケースも発生します。
その際は、速やかに連絡を入れるとともに、相手の立場を考慮したお詫びの一文を入れることが大切です。
ポイント
- 早めの連絡を心がける
- お詫びの言葉を忘れない
- 代替案を提示する
例：日程変更の連絡メール
件名：【お詫び】打ち合わせ日程変更のお願い
株式会社○○○○○○
営業部 部長
田中 太郎 様
お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。
先日ご連絡させていただいた打ち合わせの日程について、
社内の都合により変更をお願いせざるを得ない状況となりました。
ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
【変更前】○月○日（火）14:00～
【変更後】○月○日（金）16:00～
お忙しい中恐縮ではございますが、
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。
ご不便をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーー
株式会社△△
営業部 山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada＠123corp.com
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2. 納期遅延の連絡
納期が遅れてしまう場合も、速やかな報告と誠意あるお詫びが必要です。
合わせて、遅延の理由と今後の対応策を明確に伝えましょう。
例：納期遅延の連絡メール
件名：【お詫び】納期遅延について
株式会社○○○○○○
物流部 課長
鈴木 一郎 様
お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。
このたびご発注いただきました「△△製品」につきまして、
製造工程のトラブルにより納期が遅延する見込みとなりました。
ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
【当初納期】○月○日
【変更後納期】○月○日
遅延の原因は、部品供給の遅れによるものであり、現在対応を進めております。
今後は生産ラインの強化を図り、再発防止に努めてまいります。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
ご不明な点や追加のご要望がございましたら、遠慮なくご連絡ください。
ーーーーーーーーーー
株式会社△△
営業部 山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada＠123corp.com
ーーーーーーーーーー
クレーム対応のビジネスメール
クレーム対応では、迅速かつ誠実な対応が求められます。
一方で、相手の指摘に対し無条件に謝罪することは避けるべきです。
問題の原因を冷静に分析し、事実関係を明確にしたうえで対応策を提示しましょう。
ポイント
- 謝罪の意をしっかり伝える
- 原因と改善策を明確に提示
- 再発防止策を示す
例：クレーム対応のメール
件名：【お詫び】製品不具合に関するご報告
株式会社○○○○○○
品質管理部 部長
佐藤 健一 様
お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。
このたびは、弊社製品「△△」に関し、ご不便をおかけいたしましたことを
深くお詫び申し上げます。
調査の結果、原因は製造工程におけるチェック体制の不備に起因していることが判明しました。
既に再発防止策として、品質管理プロセスを強化し、
全製品の検品体制を見直す取り組みを開始しております。
また、不具合の生じた製品につきましては、
早急に代替品をお送りいたしますので、ご確認をお願いいたします。
お客様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも何卒ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーー
株式会社△△
営業部 山田 武志
090-●●●●-●●●●
yamada＠123corp.com
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クレーム対応メールのNG例
NGポイント
- 原因を曖昧にした謝罪：「原因は現在調査中です。」
- 感情的な表現：「本当に申し訳ございませんでした。」
- 責任回避的な発言：「当社の責任とは限りませんが…」
クレーム対応では、誠実さと具体性が求められます。
事実をしっかり把握し、適切な対策と謝罪をセットで提示しましょう。
イレギュラー対応やクレーム対応のメール作成ポイントまとめ
- 速やかな対応が信頼を生む
- 謝罪とともに、原因と対応策を示す
- 責任の所在を明確にし、改善策を具体的に伝える
イレギュラー対応やクレーム対応のメールは、信頼関係を守るために極めて重要です。
冷静かつ適切な対応を心がけ、誠実さを伝えられる文章力を磨きましょう。
次のセクションでは、ビジネスメールの応用編として、社内メールの書き方と注意点について解説します。
日常業務で頻繁に使う社内メールも、しっかりマナーを守ることで信頼が高まります。
社内メールの書き方と注意点
営業パーソンが日常業務で頻繁に使う社内メールも、適切なマナーと書き方を押さえておく必要があります。
社外向けのビジネスメールと異なり、多少フランクな表現が許されるケースもありますが、基本的なマナーを守らなければ信頼を損ねるリスクがあります。
ここでは、社内メールの書き方と注意点を詳しく解説します。
社内メールの基本マナー
1. 肩書・敬称は最小限にとどめる
社外メールでは「様」や役職名を含めるのが基本ですが、社内メールでは肩書や敬称を省略することが一般的です。
ただし、上司や他部署の責任者には「○○様」や「○○さん」とすることで、配慮や敬意を示すことができます。
会社やチームの文化にもよりますが、基本的にはシンプルでわかりやすい表現が良いでしょう。
2. 簡潔かつ要点を押さえた内容にする
社内メールでは、短く簡潔に要点をまとめることが求められます。
社内でのやり取りが多いと、長文メールはかえって負担となりがちです。
特に急ぎや重要度が高い場合は冒頭で要点を示すと良いでしょう。
3. です・ます調を基本に
たとえ親しい同僚であっても、ビジネスメールである以上は「です・ます調」を基本とします。
フランクな言葉遣いは避け、一定の礼儀を保った表現を心がけましょう。
4. 丁寧過ぎない程度に敬語を使う
社内メールは社外メールほど堅苦しくしないのがポイントです。
あまりにもかしこまりすぎると、かえって違和感を与えるため、適度な敬語を意識しましょう。
上司への報告や依頼であれば、謙譲語を使いすぎないことが自然です。
社内メールの基本構成
社内メールも、基本的な構成はビジネスメールと同じです。
ただし、より簡潔でフレンドリーな表現が好まれます。
- 件名：わかりやすく端的に
- あいさつ：簡単な一言で良い
- 要件：短く、ポイントを絞って
- 結びの一文：ビジネスらしい一文を添える
- 署名：必要最低限の情報のみ
社内メールの例文
1. 社内報告メール
件名：営業会議の報告（3月分）
営業部 各位
お疲れ様です。山田です。
3月度の営業会議について報告いたします。
以下が議題と決定事項です。
【議題】
- 今月の成約件数報告
- 次月の営業目標について
- トラブル対応策の共有
【決定事項】
- 来月は新規顧客開拓を重点的に実施
- クレーム対応マニュアルを見直し、再共有する
詳細は添付資料をご確認ください。
ご不明な点があれば、お気軽にお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
営業部 山田
2. 社内依頼メール
件名：プレゼン資料作成のお願い
佐藤さん
お疲れ様です。山田です。
来週の営業会議用にプレゼン資料を作成いただきたく、ご相談です。
【概要】
- 目的：新製品販売戦略の発表
- 内容：市場分析、売上予測、施策案
- 提出期限：○月○日（金）17時まで
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
何かご不明点があれば、遠慮なくお知らせください。
営業部 山田
3. 感謝を伝える社内メール
件名：先日のサポートありがとうございました
中村さん
お疲れ様です。山田です。
先日のクレーム対応について、迅速にサポートいただきありがとうございました。
おかげさまで、無事お客様へのフォローが完了しました。
引き続きトラブル防止策の共有を進めてまいります。
今後ともご協力のほどよろしくお願いいたします。
営業部 山田
社内メールの注意ポイント
- 件名は簡潔に、内容が一目でわかるように
- 例：「【依頼】営業資料の更新について」
- 敬称や肩書きは状況に応じて使い分ける
- 上司や他部署には「○○さん」や「○○様」を使う
- 長文になりすぎないように注意する
- 簡潔に要点をまとめ、箇条書きを活用する
- フォーマル過ぎず、フレンドリーさを適度に出す
- 「お疲れ様です」や「ありがとうございます」を適度に使用
社内メールのNG例
NGポイント
- 堅すぎる表現：「お世話になっております」を多用
- 砕けすぎた口語表現：「よろしくっす！」
- 曖昧な指示：「適当にやっておいてください」
社内メールでも一定のビジネスマナーを守りつつ、相手が理解しやすい表現を心がけましょう。
社内メールで信頼を築くポイント
営業パーソンとして社内メールを活用する際は、適度なビジネスマナーを保ちながらも簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。
特に上司や他部署との連携が多い場合は、礼儀を意識しつつも伝わりやすさを優先することが大切です。
適切な社内メールが書けることで、チーム内での信頼や評価も高まり、仕事が円滑に進むようになります。
日々のやり取りでしっかり意識していきましょう。
まとめ：営業パーソンが押さえるべきビジネスメールのポイント
営業活動におけるビジネスメールは、顧客との信頼関係構築や社内コミュニケーションを円滑に進めるための重要なツールです。
ここまで解説してきたポイントを総括し、営業パーソンが実践すべきビジネスメールの基本と応用を整理します。
1. 基本マナーを徹底する
ビジネスメールはプライベートメールとは異なるマナーが求められます。
基本構成（あて名、あいさつ文、要件、結びの一文、署名）を押さえつつ、以下の点に注意しましょう。
ポイント
- 件名は短く内容が一目で分かるように
- 相手の名前や役職を間違えない
- 誤字脱字を徹底的にチェック
- 敬語やビジネス表現を正しく使う
- 結論を先に述べ、要点を簡潔に伝える
実践ポイント
メール作成後は必ず見直しを行い、第三者に読ませることで客観的な視点を得ましょう。
送信前のチェックを怠らないことが信頼性向上に繋がります。
2. イレギュラー対応では誠実さを重視
トラブルやクレーム対応の際には、スピード感と誠実さが求められます。
問題が発生した場合は、すぐに報告し、謝罪とともに対応策を提示することが大切です。
ポイント
- 原因をしっかり説明し、改善策を提示
- 感情的にならず、冷静に対応する
- 再発防止策をきちんと示す
実践ポイント
「事実」と「対応策」を明確に示すことで、相手に安心感を与え、信頼を損なわないように心がけましょう。
3. 社内メールでは簡潔さを意識
社内メールでは、簡潔でフレンドリーな表現が求められます。
ただし、ビジネスメールとしての形式は保ちつつ、過度に堅苦しくならないように工夫しましょう。
ポイント
- 要件をはっきり伝える
- フレンドリーすぎず、適度に丁寧さを保つ
- 忙しい相手を配慮して長文を避ける
実践ポイント
社内メールでも、配慮を持って敬意を示すことで信頼関係が築けるため、適切な表現を意識しましょう。
4. 名言で学ぶビジネスメール術
営業パーソンとして心に留めておきたい名言を再確認しましょう。
名言①：「迅速さは信頼の第一歩である。」
- トラブル発生時やクレーム対応では、即座に対応し誠意を示すことが信頼を築く鍵です。
名言②：「伝わらなければ意味がない。」
- メールは受け手が理解しやすい形で送信することが最も重要です。
- 短く、端的に、かつ誤解が生じないように工夫しましょう。
名言③：「失敗を隠すよりも、迅速に報告し改善を示せ。」
- トラブルがあった場合は、すぐに報告して改善策を示すことで誠意を伝えるべきです。
5. ビジネスメールを武器にするための心構え
営業パーソンにとってビジネスメールはコミュニケーションを支える重要なスキルです。
適切な表現とマナーを習得することで、お客様や社内の信頼を勝ち取ることができるでしょう。
効果的なビジネスメールのためのポイント
- 日々のやり取りを意識してブラッシュアップする
- フィードバックを活かし改善を続ける
- ケーススタディを学び、実践に活かす
最後に
ビジネスメールは、ただの連絡手段ではなく信頼構築の手段でもあります。
メール一通にかける気遣いや誠意が、顧客満足やチームワークの向上につながるのです。
常に学び続け、メール力を磨き続けることが営業力アップに直結するでしょう。