「営業なのに、資料作成や入力業務ばかりで、提案に集中する時間が取れない――」
そんなジレンマを抱えている営業担当者は少なくありません。
営業の仕事は「数字をつくる」ことが本質ですが、実際にはその成果の裏に、膨大な事務作業やタスク処理が隠れています。
そして、それらが非効率なままでは、本来の営業活動にかけるべき時間とエネルギーがどんどん削られてしまいます。
だからこそ今、求められているのが“時間を生み出す営業術”です。
無駄な業務を見直し、事務・移動・パソコン操作・スケジュール管理といった細部にメスを入れることで、営業の成果に直結する行動に集中できる環境を整えることができます。
本記事では、営業がすぐに実践できる「業務効率化の５つの方法」を厳選して紹介します。
あなたの営業スタイルを、もっとスムーズで、もっと成果の出るものへと変えるヒントが、ここにあります。
業務効率化①事務作業は“見直し”と“削減”がカギ
営業活動の時間を圧迫する最大の原因の一つが、報告書作成や進捗管理、経費精算などの事務作業です。
本来の営業に集中するためには、まずこの「見えにくい時間泥棒」を洗い出し、効率化していく必要があります。
ステップ①すべての作業を“棚卸し”する
- 現在行っている事務作業をリストアップする
- それぞれの作業が「本当に必要か？」「誰のための作業か？」を検証する
- 無駄・重複がある作業は思い切って削る or 統合する
ステップ②似た作業は“まとめて処理”する
- 類似するタスクは一つの時間帯にまとめて実行
- 例：データ入力・進捗更新などを「毎朝30分で一括処理」に固定
- タスクの切り替えコストを抑え、集中力と作業スピードを維持
ステップ③名刺管理は“アプリ”で即検索
紙の名刺フォルダは、探す時間・持ち運ぶ手間・紛失リスクもあります。
スマホやPCからアクセスできる名刺管理アプリ（Eightなど）を使えば、
- 必要な連絡先をすぐ検索
- 外出先でも顧客情報を即確認
- 顧客データベースとしてチームで共有も可能
ムダな事務作業を減らすことで、“時間”と“集中力”を営業活動へシフトできます。
まずは「惰性で続けている業務」に目を向けることから始めてみましょう。
業務効率化②パソコン作業は“操作の質”が時間を左右する
資料作成、データ入力、メール送信……営業がパソコンに向き合う時間は意外と長いもの。
だからこそ、操作の効率化＝作業時間の短縮に直結します。
ここでは、すぐに使える実践的な改善策を紹介します。
ショートカットキーで操作時間を削減
マウスを使うたびにキーボードから手を離すのは、実は大きなタイムロスです。
ショートカットキーを活用することで、一つひとつの動作を高速化できます。
覚えておくと便利なショートカットキー
| 操作 | ショートカット |
|---|---|
| コピー | Ctrl + C |
| 貼り付け | Ctrl + V |
| 切り取り | Ctrl + X |
| 保存 | Ctrl + S |
| 印刷 | Ctrl + P |
| 新規作成 | Ctrl + N |
ファイル管理は「構造」と「命名」がカギ
資料や顧客データがどこにあるか分からない――それだけで1日10分以上のロスになることも。
- ファイルは用途・内容ごとにフォルダ分け
- ファイル名に日付や連番を入れる
（例：2024_04_営業報告_クライアント名.pdf） - 不要ファイルは定期的に削除
→ 探す時間をゼロに近づけることで、作業にかける時間そのものを圧縮できます。
パソコン作業の質を高めれば、営業活動への“可処分時間”が確実に増えていきます。
今日から1つでも取り入れて、「作業をこなす営業」から「成果を出す営業」へとシフトしていきましょう。
業務効率化③タスクとスケジュールは“見える化”が命
営業にありがちな悩みのひとつが、「気づけばタスクに追われて残業している」という状態です。
その多くは、タスク管理とスケジューリングが曖昧であることが原因です。
仕事の優先順位が明確になっていれば、無駄な時間は大幅に減らせます。
TODOリストで“見える化”と“優先順位付け”
やるべきことを頭の中で管理しようとすると、抜けや遅れが発生しやすくなります。
まずは、タスクをすべて書き出すことから始めましょう。
効果的なTODOリストの作り方
- 紙やアプリで「今日やるべきこと」をリスト化
- 各タスクに期限と優先度を記入
- 完了したら線を引いて消す（達成感が生まれ、習慣化しやすくなる）
スマホアプリ・カレンダーと連携するとさらに効果的
- Googleカレンダーにタスクを登録して通知設定
- TodoistやNotionなど、モバイル対応のタスク管理アプリを活用
- スマホでいつでも確認できる体制を作ると、予定と実行のギャップが小さくなる
タスクに「所要時間」を見積もるクセを
- 各タスクに対して、「どのくらい時間がかかるか」を予測して記入
- スケジュール帳に“ブロック時間”として反映する
→ 結果、詰め込みすぎや、逆に空白だらけの非効率な1日がなくなる
タスクを「気合い」でこなすのではなく、「設計」して動く。
これが、短時間で高い成果を上げる営業の習慣です。
業務効率化④移動時間を“コントロール可能な時間”に変える
営業職にとって、1日に占める「移動時間」は想像以上に大きなコストです。
交通費や体力的負担だけでなく、アポの合間に発生するスキマ時間の浪費も見逃せません。
この“目に見えないロス”を削減できれば、そのぶん営業活動に集中できます。
同エリアのアポは1日にまとめる
アポイント取得時に「とにかく相手の都合を最優先」にしていませんか？
もちろん配慮は大切ですが、移動効率を意識したスケジューリングも営業戦略の一部です。
- 同一エリアの訪問先はできる限り同日に集約
- 複数候補日を提示し、こちら主導で予定を組む意識を持つ
社内打ち合わせは“オンライン”に切り替える
複数拠点間を移動しての会議は、1回あたり1〜2時間が消えるリスクもあります。
- テレビ会議やチャットツール（Zoom、Teams、Slackなど）を活用
- 営業部全体で「会議＝必ず対面」の固定観念を見直す
→ 会議のために動く時間を、1件でも多くの訪問や提案活動に変えられるようになります。
“移動時間の使い方”にも工夫を
- 電車移動中にメール返信・報告書作成を済ませる
- 音声メモやボイスレコーダーを活用して、アイデアをその場で記録
移動は「削減」だけでなく「有効活用」するもの。
戦略的にスケジュールを組めるようになれば、“移動の多い営業”こそ時間に強くなれます。
業務効率化⑤ツールを味方に 営業支援の“仕組み化”で成果を倍増
事務作業を削り、スケジュールを整え、移動を最適化しても――
それだけでは営業効率の改善には限界があります。
次に目を向けたいのが、「仕組み」でチーム全体の効率を底上げする」ための営業支援ツール（SFA）の活用です。
営業支援ツール（SFA）とは？
Sales Force Automationの略で、営業活動にまつわるあらゆる情報を一元管理できるシステムです。
- 顧客リスト
- 商談進捗
- 予算・売上管理
- アポ履歴
などをデジタル化し、営業個人の“頭の中”をチームに共有する仕組みを作ります。
SFA導入によるメリット
- 表やリストを一から作る手間が不要
- 顧客情報や進捗をチーム全員でリアルタイムに共有
- 「誰が、いつ、何をやったか」が明確になり、抜け漏れ防止にも効果的
- 外出先でもスマホやタブレットからアクセス可能なツールも多数
顧客情報の“地図連携”でさらに効率アップ
営業先の情報を地図上で確認・整理できるサービス（例：Googleマップ連携型CRM）を使えば、
- 出先で近くの訪問候補を即確認
- 顧客名や役職、連絡先を地図から検索
→ 「誰に」「いつ」「どこで」アプローチするかの判断が圧倒的に早くなる
日々の努力を“仕組み”で支えることで、営業はもっと自由に動けるようになります。
属人化からの脱却こそが、チーム全体の成果を最大化する第一歩です。
まとめ
時間を味方につける営業へ 効率化は“今すぐできること”から
営業の成果は、単に「頑張った時間」ではなく、「成果につながる時間」をどれだけ確保できたかにかかっています。
そのためには、日々の業務を見直し、“ムダを削って、本当にやるべきことに集中する仕組み”をつくることが不可欠です。
本記事で紹介した効率化のポイントは、どれも今日から実践可能なものばかりです。
- 事務作業の“棚卸し”とグルーピング
- パソコン操作のショートカットとファイル整理
- TODO管理と時間ブロックでスケジューリング
- 移動ルートの最適化とオンライン会議への切替
- 営業支援ツールによる仕組み化と共有化
一つひとつは小さな工夫でも、積み重ねれば1日1時間、1週間で5時間以上の営業時間が生まれることも珍しくありません。
まずは、“これはやっていなかった”というものからで構いません。
「気づいた今日」が改善のスタート地点です。
ムダを省き、営業として本当に価値ある時間の使い方を目指していきましょう。